Op 22 januari 2008 werd Mark Rotsaert sj door AC 35 benoemd tot Secretaris van de AC. In onderstaande brief legt pater Rotsaert uit wat deze taak precies inhoudt.
“Misschien vragen jullie je af wat het werk van secretaris van de AC allemaal inhoudt. Na een week kan ik al een en ander vertellen.
Je zou kunnen stellen dat de secretaris van de AC de algemene ‘manager’ van de AC is : hij moet zien dat ‘alles’ vlot verloopt. Om mij daarin te helpen heb ik twee assistenten, één die er o.a. voor zorgt dat de teksten, die hier gemaakt worden, op tijd vertaald zijn. Daarvoor kan hij rekenen op een team van ongeveer 15 jezuïeten over de wereld verspreid (alles gaat uiteraard via internet), en één die o.a. de band vormt tussen de stuurgroep en onze Diensten van de Curie voor de communicatie naar buiten.
Daarnaast is er een stuurgroep van 12 leden gekozen door de AC. Binnen die groep heeft pater Generaal een kleinere groep van 5 aangeduid om het dagelijkse werk te doen. De grote groep vergadert een keer per week (in normale omstandigheden). De kleine stuurgroep, mét pater Generaal, komt elke morgen samen van 8 uur tot iets voor 9, wanneer de zitting in de Aula begint. De secretaris zit die dagelijkse vergadering voor en bepaalt de agenda ervan. In die vergadering wordt bepaald wat er in de Aula die dag gebeurt en welke de werkwijze zal zijn. De secretaris heeft regelmatig contact met de Generaal om te zien of hij bepaalde wensen of vragen heeft betreffende de gang van zaken. Inhoudelijke voorstellen, die binnenkomen, of voorstellen over de werkwijze worden in de stuurgroep besproken en er wordt een beslissing over genomen. Het komt er op aan om zoveel mogelijk te voorzien, niet alleen voor de dag die komt, maar ook voor de dagen die volgen. Elke dag moet de secretaris bij het begin van de sessie verslag uitbrengen van wat in de stuurgroep besproken wordt en wat al beslist is.
Daarnaast help ik ook bij het samenstellen van taalgroepen rond bepaalde thema’s. Gisteren b.v. hebben we groepen van 10 leden samengesteld rond 9 thema’s, rekening houdend met de voorkeur van eenieder én met de talenkennis van elkeen (er zijn drie officiële talen: Engels, Spaans en Frans. Alles wordt in die drie talen vertaald, maar er mag ook Italiaans gesproken worden). Je begrijpt dat het een heel ‘gepuzzel’ is om vanuit 225 leden die groepen samen te stellen, maar tot nu toe slagen we erin. We hebben ook redactiecommissies samengesteld, die decreten moeten schrijven rond vier hoofdthema’s die de afgelopen week in taalgroepen besproken zijn, en aan pater Generaal voorgesteld. Hij benoemt ze.
Verder moet de secretaris er op toezien dat de ‘postulaten’ (vragen die iemand ter sprake wil brengen op de AC) in de stuurgroep worden besproken en aanvaard of geweigerd. Maar de secretaris moet ook antwoorden zoeken (vaak bij andere verantwoordelijken) voor vragen als: Is er een noodplan in geval van brand of rookontwikkeling in de Aula ? Of nog: Kan er niet wat gedaan worden aan de luchtverversing in de Aula ? Enz.
Voor dat alles heb ik een mooi kantoor, centraal gelegen, achter glas (transparantie ?) met eigen computer, enz. We hebben alle 225 een eigen e-mailadres op een eigen server zodat de communicatie ook langs die weg vlot verloopt.”
Rome, 27 Januari 2008
